Digitaliseringen av samhället syns inom upphandlingsväsendet

Man har tagit hänsyn till digitaliseringen av samhället och förändringar i verksamhetsmiljön i bolagets strategi, där det finns flera åtgärder som är inriktade på att utveckla den elektroniska upphandlingen.

Digitaliseringen av Hansels verksamhet konkretiseras i takt med att det elektroniska tjänsteutbudet för våra kunder och avtalsleverantörer ökar. Målet är att betjäna kunder och leverantörer så effektivt och smidigt som möjligt, och därför har allt fler tjänster lagts ut på webben.

Den nya webbtjänsten som infördes i slutet av 2014 effektiviserar kundernas upphandlingsaktiviteter genom att erbjuda dem mer information och göra det enklare att exempelvis skicka meddelanden om anslutning till ramavtal. Den omfattande reformen av nättjänsterna slutfördes i februari 2015, då bolagets extranät för avtalsleverantörer integrerades i den nya webbtjänsten hansel.fi.

Utvecklingen av webbtjänsterna riktade till kunder och leverantörer fortsätter; målet är en bättre servicenivå samt nöjda kunder och leverantörer. Kunderna erbjuds även i fortsättningen personlig service via kundtjänst och kundcheferna.

Effektivare upphandlingar

Offentlig upphandling är ofta en tung och tidskrävande process. Med hjälp av olika elektroniska upphandlingslösningar kan man minska den administrativa bördan, förenkla anbudsförfarandena och användningen av ramavtalen samt öka genomsynligheten i upphandlingsprocessen.

Att införa det elektroniska upphandlingssystemet, som effektiviserar statens upphandlingsväsende, är ett viktigt strategiskt mål för Hansel. I samband med upphandlingar har man även använt elektroniska auktioner och man har goda erfarenheter av det.

Undersökningar visar att i synnerhet små och medelstora företag har nytta av elektroniska upphandlingar. Små och medelstora företags deltagande i offentliga upphandlingsförfaranden har generellt ökat som en följd av införandet av elektronisk upphandling2.

Via experttjänsterna för upphandling kan man också effektivisera upphandlingen genom att utnyttja experternas omfattande kompetens inom konkurrensutsättning, färdiga mallar och fungerande processer.

Mot elektronisk upphandling

Den nya upphandlingslagen förutsätter elektronisk konkurrensutsättning av offentliga upphandlingar. En bakomliggande orsak är upphandlingsdirektivet och Europeiska kommissionens strategi för e-upphandling som siktar på en övergång till elektroniska upphandlingsförfaranden under 2016. I praktiken innebär detta införande av elektroniska annonser, anbudsbegäran och anbud.

Ramavtalet för en elektronisk upphandlingslösning gäller 2015–2023. Via avtalet får kunder tillgång till konkurrensutsättningssystemet som administreras av Hansel. I det automatiska upphandlingsförfarandet är alla faser från anmälan till betalning elektroniska. Webbtjänsten är tillgänglig på hanki-palvelu.fi.

Systemets informationssäkerhet har reviderats under ledning av Kommunikationsverket, som godkände systemet i januari 2016. Därefter började man införa systemet i större grad.

Fördelar för kunder och leverantörer

Ett elektroniskt upphandlingsförfarande medför effektivitetsfördelar för den offentliga sektorn. Dessutom främjar det europeiska företags och i synnerhet små och medelstora företags möjligheter att dra nytta av fördelarna med en digital inre marknad.

De verkliga fördelarna realiseras när man kan lämna anbudsbegäran och anbud i en elektroniskt strukturerad form, eftersom man då kan använda på nytt information som matats in tidigare. Detta påskyndar avsevärt genomgången och bedömningen av anbud samt fattandet av upphandlingsbeslut.

Hansel och avtalsleverantören tillhandahåller heltäckande utbildning när systemet införs. Informationsmöten, användardagar och utvecklingsgrupper stöder användningen och utvecklingen av den elektroniska konkurrensutsättningslösningen.

2Europeiska kommissionens meddelande till Europaparlamentet, Europeiska rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén samt Regionkommittén: Genomgående e-upphandling för att modernisera offentlig förvaltning, 26.6.2013.