Staten utvecklar sin upphandling

I augusti 2014 sjösatte finansministeriet utvecklingsprojektet för statens upphandlingar (HANKO), som baserar sig på en kartläggning av nuläget för statens upphandlingar från 2013 och på utvecklingsförslag utifrån den.

HANKO-projektet indelades i fyra utvecklingsområden, nämligen styrning av upphandlingar, planering, avtalshantering, leverantörssamarbete och kompetensutveckling. Finansministeriet och Hansel ansvarade för projektet.

Projektet framskred under 2015, och den egentliga utvecklingsfasen slutfördes i januari 2016. Cirka 30 upphandlingsexperter från ministerier, ämbetsverk och inrättningar samt universitet deltog i arbetsgrupperna inom de olika utvecklingsområdena.

I kartläggningen och utvecklingsförslagen behandlades inte genomförandefasen för upphandling dvs. konkurrensutsättning, beställningar och hantering av fakturor, eftersom det var känt att upphandlingslagen avseende konkurrensutsättning skulle reformeras under 2016 och eftersom Statskontorets projekt Från upphandling till betalning (HAMA) samtidigt utredde hur hanteringen av order och fakturor kunde effektiviseras.


Det centrala målet för HANKO-projektet är att förtydliga styrningen av statens upphandlingsverksamhet och att införliva ämbetsverkens upphandlingar i styrningen, planeringen och uppföljningen samt att ta fram modeller och god praxis för avtals- och leverantörshantering med vars hjälp de statliga ämbetsverkens och inrättningarnas upphandlingsverksamhet kan utvecklas, upphandlingsprocesserna effektiviseras och utvecklingen av upphandlingskompetensen stödas.

Projektets åtgärdsförslag, förslag till fortsatta utredningar och genomförandeplan gäller finansministeriet i fråga om utvecklingen av styrningen av statens upphandlingar och fortsatta utredningar, ministerierna i fråga om utvecklingen av styrningen av upphandlingarna inom deras förvaltningsområden och alla ämbetsverk och inrättningar i fråga om utveckling av upphandlingarna. Även enheter utanför budgetekonomin kan utnyttja resultaten och materialet.

Slutrapporten om HANKO-projektet presenterades för de ansvariga personerna för upphandlingsverksamheten på Statens upphandlingsdag 9.2.2016. I slutrapporten finns anvisningar och modeller samt analysverktyg för utvecklingen av ämbetsverkens upphandling. Med hjälp av dem kan man bana väg för en kontrollerad upphandlingsprocess.

Det årliga värdet på statens upphandlingar är ca 5,9 miljarder euro, och staten har 64 bokföringsenheter och över 200 resultatstyrda ämbetsverk. Viktiga mål relaterade till utvecklingen av ämbetsverkens upphandling är att öka upphandlingens effektivitet, produktivitet och resultat. Utvecklingsåtgärderna ger fördelar genom centraliseringen av upphandlingarna och minskningen av processkostnaderna, genom ett bättre utnyttjande av stora volymer och överhuvudtaget genom planerade upphandlingar som baserar sig på verkliga behov. Det viktigaste är att inleda arbetet genom att kartlägga den upphandlande enhetens grundläggande uppgifter och analysera de centrala nyckeltalen för upphandlingsverksamheten med hjälp av bland annat rapporter om anslag.

Utvecklingsmodell för upphandlingsfunktionen vid ämbetsverk